5 Tugas Resepsionis dan Tanggung Jawabnya

Setiap kantor atau hotel pastinya memiliki bagian resepsionis. Sesuai dengan namanya, resepsionis adalah orang dengan tugas menerima tamu yang datang ke kantor atau hotel. Meski terkadang tugas resepsionis terlihat sepele, sebenarnya pekerjaan ini sangatlah krusial. Sebab, kamu harus berperan sebagai bagian terdepan dan pertama yang akan ditemui tamu. Otomatis, kamu harus bisa menjadi “wajah” dan representasi pertama dari kantor tempatmu bekerja.
Kalau kamu berminat bekerja di posisi ini, berikut beberapa tugas dan tanggung jawab seorang resepsionis.

1. Menerima dan menyambut tamu
Tugas resepsionis yang paling utama adalah menerima dan menyambut tamu. Kedengarannya memang mudah, tapi ternyata ada banyak hal yang mesti diperhatikan saat menerima dan menyambut tamu. Ada tanggung jawab penting yang harus kamu lakukan ketika tamu pertama kali datang ke kantor.
Pertama, kamu harus bisa mengarahkan tamu ke mana mereka harus menuju saat pertama kali masuk ke bangunan kantor. Lakukan kontak mata dengan tamu sambil memberikan gestur yang mengarahkan mereka ke meja resepsionis. Kedua, kamu harus menyapa tamu dengan senyum, sapa, dan salam. Hal ini akan membuat tamu nyaman sehingga menciptakan kesan yang baik.

2. Melayani keperluan tamu
Setelah menerima dan menyambut tamu, tugas resepsionis yang selanjutnya adalah memastikan bahwa keperluan tamu terakomodasi dengan baik. Untuk resepsionis kantor, tanggung jawab dalam tugas ini adalah untuk memberikan informasi apapun yang dibutuhkan oleh tamu. Misalnya saja informasi soal lowongan kerja, letak ruang tertentu, penerimaan magang, dan mempertemukan tamu dengan pihak kantor yang ingin ditemui. Untuk resepsionis hotel, tanggung jawabnya meliputi urusan check in maupun check out tamu.

3. Menerima panggilan telepon
Tidak hanya melayani tamu secara langsung, tanggung jawab resepsionis juga berhubungan dengan panggilan masuk yang ditujukan untuk divisi lain di kantor. Sebab, seluruh panggilan yang masuk ke kantor umumnya akan diarahkan ke bagian resepsionis sebelum mencapai divisi atau pihak yang dituju.
Oleh karenanya, sebagai resepsionis, kamu harus bisa menjawab telepon dengan sopan dan ramah, memberikan informasi yang tamu butuhkan, meneruskan panggilan telepon ke divisi yang dituju, dan mencatat panggilan tersebut ke logbook administrasi sederhana.

Baca juga: Tips Menjadi Barista yang Mahir

4. Melakukan tugas administrasi sederhana
Pekerjaan resepsionis juga mengharuskanmu andal dalam urusan administrasi sederhana yang berhubungan dengan kegiatan penerimaan tamu, panggilan telepon, maupun pengiriman paket dan surat. Contoh dari administrasi sederhana yang wajib dikuasai oleh resepsionis adalah mengelola arsip atau berkas yang masuk, panggilan masuk dan keluar, serta membuat laporan harian secara berkala. Kamu harus melakukan tanggung jawab ini di sela-sela melakukan tugas menerima tamu.

Baca juga: Cara Bisa Work Life Balance

5. Menerima dan meneruskan paket/surat
Meski urusan paket atau surat ini bisa diterima oleh satpam kantor, sudah menjadi tanggung jawab resepsionis untuk meneruskan paket dan surat ke bagian yang dituju atau orang yang mendapat kiriman tersebut. Resepsionis harus mengecek ulang apakah alamat pengiriman tersebut sudah benar dan juga nama penerima paket adalah orang yang bekerja di kantor tersebut.

Sebab, tidak jarang alamat yang dituju sudah benar, namun nama orang dalam pengiriman tidak bekerja di kantor itu. Oleh karenanya, resepsionis harus memastikan kembali nama dan alamat paket. Jika semuanya sudah benar, maka paket dan surat bisa langsung diberikan kepada orang yang dimaksud
Ternyata tugas resepsionis tidak segampang yang terlihat, bukan? Mereka tidak hanya bertugas menyapa dan menerima tamu, tapi juga memastikan tamu mendapatkan informasi yang dibutuhkan dan keperluannya terpenuhi. Kalau kamu berencana bekerja di bidang ini, bisa cari tahu lebih dalam melalui artikel maupun training yang ada di website PINTAR ya!